Pikku projekti vuodelle 2018

Minulla on vaikeuksia paperiarkiston minimoinnissa. Minulla on 2 pahvilaatikollista yritystoimintaan liittyviä papereita ja kuittirullia, 2 paksua mappia ”omia tärkeitä papereita”, yksi mapillinen käyttöohjeita ja kodin papereita, yksi kansio tämänhetkisiä työpapereita ja paksu nippu papereita jotka eivät vielä ole löytäneet oikeaa mappia. Kaikki mapitettu on kyllä täydellisessä järjestyksessä, mutta sitä kaikkea on vain liikaa.

Olen venkslannut edes takaisin digitoinnin ja perinteisen paperin välillä. Vähintään henkisesti kriiseilemällä jokaista vetoa. Ensin skannaan kaiken koneelle, sitten pilvipalveluun, sitten alan pelkäämään yhden palvelun varassa olemista ja kopioin kaiken niin moneen paikkaan etten enää pysy kärryillä missä kaikki on ja mikä kansio on synkronoitu minnekin, sitten alan pelätä hakkereita tai netin lopullista maailmanlaajuista kaatumista (??) ja kopioin kaiken jälleen uudelle muistitikulle tai kovalevylle, eikä kaukana ole että taas printtaan kaiken sähköisesti tulevan paperille ja laitan pahvilaatikkoon mistä ne ei varmasti katoa. Dokumentit eivät vain löydä oikeaa muotoaan koskaan.

Yritin kahlata läpi videoita ja vinkkejä siitä mikä nyt olisi se kaikkein paras tapa saada paperit järjestykseen. Haluaisin fyysisen paperin vähentämisen olevan tämän vuoden ensimmäinen projektini. Jotta voin aloittaa, on listattava ”rajoittavat tekijät” ja faktat, jotka täytyy pitää mielessä joka käänteessä projektin aikana:

  1. Fyysistä säilytystilaa on hyvin vähän, ja kunnianhimoinen tavoitteeni on rajoittaa se yhteen mappiin
  2. Lämpöpaperi (= kuitit) eivät säily paria vuotta kauemmin
  3. Muistitikut ja kovalevyt eivät säily myöskään ikuisesti
  4. Verotukseen liittyviä papereita ei tarvitse säilyttää ainakaan yli 10 vuotta
  5. Käyttöohjeet löytyvät netistä
  6. Tärkeissä papereissa saattaa olla vain pari riviä sitä oikeasti tärkeää tietoa ja loput turhaa
  7. Kaikkein tärkeimmät paperit, jotka on oltava fyysisessä muodossa, kannattaa säilyttää pankin tallelokerossa

 

Mistä aloittaa?

Olen käynyt paperit läpi 100miljoonaa kertaa enkä tahdo vain löytää poisheitettävää. Jos mapin sulkija menee kiinni, niin ajattelen että se riittää.

Ensimmäinen asia mitä voin tehdä on estää lisäpaperin tuleminen. Laskuja ei ole tullut paperisena vuosikausiin, mutta työasioita olen ryhtynyt tänä vuonna jostain syystä hoitamaan paperilla ja tulostamaan sähköisiä dokumentteja paperille mappiin. Sen täytyy loppua. Kun sopimus on allekirjoitettu, tehtävä luonnosteltu tms. niin sitä ei säilytetä paperisena. Kaikki säilötään sähköisesti…. minne?

Google Drive on toiminut hyvin. Sinne?

Dropbox on suosittu. Sinne?

iCloud olisi kätevää mutta minulla meni siihen maku. Miksi?

Koneelle vaan? Ei.

Voisiko Dropbox olla niinkuin ”arkisto” ja Google Drive niinkuin työpöytä? Google Drivessa nimittäin luon nykyään kaikki dokumentit muutenkin.

Aloitetaan jo! Aloitetaan nyt edes jostain!

Aloitetaan!!

Huomenna?

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s